Τα σχολεία κατακλύζονται από τεράστιο όγκο ηλεκτρονικής, μέσω τηλεομοιοτυπίας αλλά και ταχυδρομικής εσωτερικής αλληλογραφίας (Υπουργείο, περιφερειακή διεύθυνση, ΔΙΔΕ) ενώ δεν υπάρχει αμιγές διοικητικό προσωπικό. Ακόμα και τα ηλεκτρονικά μηνύματα συχνά πρέπει να εκτυπώνονται τόσο για λόγους (συχνά ενυπόγραφης) ενημέρωσης των καθηγητών όσο και γαι λόγους φυσικής αρχειοθέτησης.
Προτείνω
-την υποχρεωτική αποκλειστικά ηλεκτρονική αλληλογραφία ως μέσο εσωτερικής επικοινωνίας με την υιοθέτηση συστηματοποιημένης αναγραφής θέματος σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες αρχειοθέτησης: πχ Θέμα: Φ23/[αρ.πρωτ.][θέμα]
-και την αποκλειστικά ηλεκτρονική (πιθανώς αυτοποιημένη) αρχειοθέτηση της. Παράλληλα τα κείμενα που θεωρούνται σημαντικά θα μπορούσαν να αναρτώνται σε ειδική ιστοσελίδα του Υπουργείου.
Τα οφέλη θα ήταν πολλαπλά:
1.εξοικονόμηση χαρτιού
2.περιορισμός της εργασίας τόσο των διδασκόντων όσο και των εργαζόμενων στις Διευθύνσεις
3.καλύτερη αρχειοθέτηση και ευκολότερη πρόσβαση στην πληροφορία
4.ταχύτερη ενημέρωση
Η ενημέρωση όλων των εκπαιδευτικών θα μπορούσε να εξασφαλιστεί με την υποχρεωτική διατήρηση λογαριασμού ηλεκτρονικού ταχυδρομειου (ο/η υπεύθυνος ηλεκτρονικής αλληλογραφίας μπορεί να προωθεί τα μηνύματα που χρήζουν ιδιαίτερης προσοχής). Επίσης θα μπορούσε ενδεχομένως να τους χορηγηθεί άδεια προβολής μόνο -εφόσον αυτό είναι τεχνικά εφικτό- των μηνυμάτων του λογαριασμού του σχολείου. Η υποχρεωτική ηλεκτρονική διεύθυνση άλλωστε θα συνέβαλε και στην προώθηση ενδεχόμενης ηλεκτρονικής επικοινωνίας με τους μαθητές.
Με την ελπίδα ότι η πρότασή μου είναι διοικητικά και τεχνικά εφικτή ή έστω ότι μπορεί να προκαλέσει έναν προβληματισμό για αυτό το υπαρκτό πρόβλημα γραφειοκρατίας,
σας ευχαριστώ για την προσοχή σας.
Με εκτίμηση
Θα συμφωνήσω σε όσο αφορά το θέμα της κατάργησης της χρήσης χαρτιού, τόσο λόγω της δυσκολίας χρήσης, αναζήτησης και αρχειοθέτησης, του μεγάλου οικονομικού κόστους (κόστος χαρτιού και αναλωσίμων, προμήθεια εκτυπωτικών συσκευών κλπ), της οικολογικής βλάβης που προκαλεί με την άσκοπη κατανάλωση πρώτων υλών , όσο όμως κυρίως το χαμηλό επίπεδο υπηρεσιών που παρέχεται τόσο σε εκπαιδευτικούς όσο και στους μαθητές και τις οικογένειες τους.
Το πρόβλημα προέρχεται καθαρά από τις διαδικασίες και μεθόδους που ισχύουν σε όλα τα επίπεδα Διοικητικής οργάνωσης της Παιδείας (και όχι μόνο), διαδικασίες που έχουν τις ρίζες τους πολλές δεκαετίες πίσω. Το σύνολο της πληροφορίας που ανταλλάσσεται και αποθηκεύεται ανάμεσα σε όλους τους εμπλεκόμενους φορείς, από τις εγκύκλιους του Υπουργείου έως την καρτέλα του μαθητή, οφείλει να είναι σε έντυπη μορφή και μάλιστα πολλές φορές ακόμα και χειρόγραφη.
Η χρήση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας είναι μια λύση, αλλά ουσιαστικά αναπαράγει, σε άλλη μορφή, τις ίδιες διαδικασίες. Ακόμα και αν την επόμενη μέρα, τα τυπωμένα έγγραφα έπαυαν να υπάρχουν και τα αντικαθιστούσαμε με την αποστολή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας σε όλα τα επίπεδα, αυτόματα θα προέκυπτε η ανάγκη για χρήση συστημάτων διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων (Document Management Systems), σε όλους τους φορείς που εμπλέκονται. Οι λόγος είναι ότι, όλα τα έγγραφα όλων των εμπλεκόμενων φορέων, θα έπρεπε να αποθηκεύονται τοπικά σε όλους τους φορείς (από την εγκύκλιο κάθε προϊστάμενης αρχής, έως την καρτέλα του μαθητή).
Η λύση δεν πιστεύω ότι βρίσκεται στην χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά δημιουργία νέων Διαδικασιών βασισμένων στην χρήση ολοκληρωμένων πληροφοριακών συστημάτων, με κεντρική ενιαία βάση δεδομένων και διαβαθμισμένη πρόσβαση στην αποθηκευμένη πληροφορία από όλους τους εμπλεκόμενους φορείς. Αυτή ακριβώς η λύση έχει χρησιμοποιηθεί εδώ και δεκαετίες από όλους τους μεγάλους ιδιωτικούς οργανισμούς και εταιρίες οδηγώντας σε μεγάλες μειώσεις κόστους και εξίσου μεγάλη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών.
Η αρχή έχει γίνει ήδη, με την χρήση δύο συστημάτων που δυστυχώς δεν σχεδιάστηκαν σαν ένα ολοκληρωμένο σύστημα και ο σχεδιασμός τους δεν εξάντλησε το δυναμικό της τεχνολογίας και των εργαλείων που χρησιμοποιήθηκαν, το e-Datacenter και το e-School.
Η πλήρη ολοκλήρωση τους σε ένα ενιαίο σύστημα και η συμπλήρωση τους με ένα κεντρικό σύστημα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων, θα αποτελούσε μια οριστική λύση στο πρόβλημα διαχείρισης της πληροφορίας και κατάργηση της ανάγκης διακίνησης εντύπων. Αν μάλιστα ο σχεδιασμός όλων των συστημάτων της Δημόσιας Διοίκησης, γίνει από εδώ και στο εξής με γνώμονα την διασύνδεση των πληροφοριακών συστημάτων όλων των Υπουργείων και Υπηρεσιών, μπορεί να οδηγήσει σε πλήρη ενοποίηση όλων των υπηρεσιών, την απλοποίηση των διαδικασιών και τελικά, την υλοποίηση του πραγματικού e-Government.
Προφανώς η εφαρμογή της χρήσης τέτοιων συστημάτων προϋποθέτει τόσο χρήστες όσο όμως και κέντρα τεχνικής υποστήριξης , από καταρτισμένους έμπειρους Πληροφορικούς σε επίπεδο διαχείρισης, ανάπτυξης και εξυπηρέτησης τελικών χρηστών.
Αυτό το πρόβλημα λύνεται με τον σχεδιασμό σύγχρονων καλοσχεδιασμένων εφαρμογών , αναπτυγμένων εσωτερικά και με ευθύνη του Υπουργείου (με την σύμπραξη και γνώμη των εμπλεκόμενων φορέων) καθώς και την πλήρη διασύνδεση τους.
Σε τέτοια συστήματα, η χρήση μπορεί να γίνει πολύ απλή και γρήγορη (σε αντίθεση με όλα τα σημερινά συστήματα που διαθέτει το Υπουργείο που είναι δύσχρηστα και πολύπλοκα ενώ η ολοκλήρωση τους είναι σχεδόν ανύπαρκτη), ενώ πλέον, η εκπαιδευτική κοινότητα διαθέτει σαν εκπαιδευτικούς πολλούς έμπειρους και καλά καταρτισμένους Πληροφορικούς προερχόμενους από τον ιδιωτικό τομέα, που πιθανών να θέλουν να προσφέρουν την γνώση και εμπειρία τους αν τους δοθούν τα κατάλληλα κίνητρα.
Σχόλιο by Ευάγγελος Παππάς — 09/03/2010 @ 15:35